Phòng Giáo dục và Đào tạo Dầu Tiếng

1
MICROSOFT
POWERPOINT
2
I. Tổng quan về PowerPoint
1.1. Giới thiệu PowerPoint
PowerPoint là một phần mềm nằm trong bộ phần mềm nổi tiếng Microsoft Office của hảng Microsoft có nhiều phiên bản (97, 2000, XP)
 PowerPoint là công cụ trình diễn khá mạnh mẽ, hỗ trợ nhiều tính năng độc đáo, mới lạ giúp cho việc áp dụng vào giảng dạy, báo cáo, trình diễn quảng cáo...Trở nên hấp dẫn, gây ấn tượng người xem
3
PowerPoint là phần mềm tương đối đơn giản, dễ sử dụng và hữu ích.
PowerPoint có thể tạo ra các ”Trình diễn đồ hoạ” (Presentation) được khởi tạo để sử dụng với các mục đích và đặc thù khác nhau :
- Thể hiện các bài viết, bài giảng, hình vẽ, sơ đồ, bảng dữ liệu, biểu đồ…với những công cụ thuận lợi và dễ sử dụng .

4
- Rất dễ dàng hiệu chỉnh tạo khung di chuyển trên các trang (slide) tạo sự tự do cho người sử dụng
- Cho phép tạo liên kết trên các đối tượng của trang như text, đồ hoạ, chuyển nhanh đến một slide bất kỳ cho trước hoặc thực hiện một lệnh bên ngoài PowerPoint như mở một file, chèn một đoạn phim, chèn âm thanh của nhạc …Với chức năng này GV có thể linh hoạt chuyển nhanh đến các chủ đề bài giảng của mình hoặc Demo một đoạn phim hay nhạc minh họa cho bài giảng.
5
Với những đối tượng(Object) có sẵn trên bài giảng, cho phép tạo các hiệu ứng (Effect), ảnh động (Animation) gắn liền với các thao tác bàn phím, chuột điều khiển các hiệu ứng này. Chức năng này đặc biệt quan trọng trong việc mô phỏng thực tế (các thí nghiệm ), điều khiển việc xuất hiện dữ liệu theo ý đồ giảng dạy của GV, tạo nên một bài giảng sinh động mang tính sư phạm cao.

6
Việc chuyển đổi cảnh từ slide này sang slide khác có thể tạo ra bởi các hiệu ứng xuất hiện khác nhau tạo sự đa dạng cho bài giảng
1.2. Khởi động PowerPoint
Start->Program->Microsoft PowerPoint
Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Microsoft PowerPoint trên màn hình
1.3. Màn hình làm việc của PowerPoint
Màn hình PowerPoint gồm các thành phần cơ bản sau đây



7
Thanh tiêu đề (Title bar) hiển thị tên tập tin hiện hành
Thanh menu(Menu bar) hiển thị các trình đơn làm việc
Các thanh công cụ (Toolbars) hiển thị biểu tượng các công cụ thiết kế (tương tự các phần mềm MS Office khác như Word, Excel)
Khung ở giữa màn hình dùng thực hiện các thiết kế :

8
- Khung trái (Outline pane)liệt kê các trang(slide) hiện có trong file đang mở
- Khung giữa(slide pane) : thực hiện các thiết kế
- Khung ghi chú (Note pane) : để nhập ghi chú, các ghi chú này không xuất hiện trên màn hình thiết kế
- Khung phải (Taks pane) : Thiết kế tạo hiệu ứng
9
Vào menu file chọn new. Trong khung Task pane ở bên phải mở hộp New presentation để xuất hiện các chọn lựa:
- Open a presentation : mở file có sẵn trong máy
- New : mở file mới
+ Blank presentation : Mẫu trống để tự thiết kế
+ From Design Template : Chọn từ khuôn mẫu có sẵn
+ From AutoContent Wizad : Trình hướng dẫn tạo nội dung

10
- New from existing presentation: Mở file mới từ file có sẳn
- New from template : mở file mới từ khuôn mẫu có sẵn
Nên chọn “Blank presentation” để tự bắt đầu một thiết kế mới hoặc chọn “From Design Template” để chọn mẫu trước khi thiết kế
Trong khung Task pane mở cửa sổ Slide Playout chọn bố cục trình bày để có một thiết kế mới
11
Các bố cục có sẵn
12
1.4. Các thao tác cơ bản
1.4.1. Thao tác với tập tin

13
1.4.2. Thao tác với slide
14
15
16
17
1.5. Thoát khỏi PowerPoint
- Cách 1 : Vào menu File chọn Exit
- Cách 2 : Nhấp chuột vào nút close (x) ở góc trên bên phải màn hình
- Cách 3 : Bấm tổ hợp phím Alt-F4
18
2.1. Khởi tạo slide:
Vào menu File, chọn New... Hoặc click chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn
2.2. Thêm nội dung vào slide:
2.2.1. Sử dụng TextBox
Trong PowerPoint, tất cả phần nội dung đều được đặt trong các TextBox
II. Thiết kế với PowerPoint
19
Theo mặc định khi khởi tạo các slide mới thì luôn có 2 TextBox được tạo sẵn là Title và subtitle
 Để thêm một một TextBox mới vào menu Insert, chọn TextBox
 Chú ý : Khi tạo một TextBox nếu chưa gõ chữ vào và click chọn 1 đối tượng khác thì TextBox vừa tạo sẽ tự hủy
2.2.2. Tạo các ghi chú cho slide
Ta có thể tạo các ghi chú cho các slide vào khung ghi chú
20
Di chuyển thanh cuộn để xuất hiện slide cần tạo ghi chú
Click chuột vào vùng khung ghi chú
Nhập nội dung cần ghi chú
Lưu file
2.3.Các tùy biến
2.3.1. Thay đổi khuôn mẫu thiết kế
Khuôn mẫu (Template) là một dạng thức có tác dụng đối với tất cả các slide hiện có trong tập tin
 Trong 1 tập tin, ta có thể thay đổi dạng và màu của Template cho các slide khác nhau

21
Khi chọn Template mới, máy sẽ bỏ Template cũ
Chọn Template
Bước 1 : Đặt tại slide muốn đổi mẫu thiết kế, vào menu Format hoặc trên khung Task pane chọn hộp Slide Design, cũng có thể click vào biểu tượng Design trên thanh công cụ
Bước 2 : Trong hộp slide Design chọn Design Template, Các khuôn mẫu thiết kế sẽ được liệt kê. Đặt con trỏ vào mẫu vừa ý và click chuột vào mũi tên để xuất hiện các tùy chọn
22
Apply to All Slide : Định mẫu thiết kế cho tất cả các slide
Apply to Selected Slide : Định mẫu thiết kế cho những slide đã đánh dấu chọn
-> Click chuột hoặc bấm Enter


23
24
b. Thay đổi màu cho Template
Đổi màu tổng quát
Bước 1 : Chọn slide cần đổi màu, vào menu Format hoặc trên khung Task pane chọn Slide Design
Bước 2 : Trong hộp thoại Slide Design chọn Color Schemes. Các khuôn màu sẽ được liệt kê. Đặt con trỏ vào mẫu vừa ý và click chuột vào mũi tên để xuất hiện các tùy chọn
25
- Apply to All Slide : Đổi màu cho tất cả các slide
Apply to Selected Slide : Đổi màu cho những slide đã đánh dấu chọn
-> click chuột hoặc bấm Enter
26
27
Bước 3 : Muốn đổi màu cho từng thành phần:
Chọn Edit Color Schemes, chọn tab Custom
Click chọn thành phần cần đổi sang màu khác
Click nút Change Color rồi chọn màu khác
Bước 4 : Click nút Apply
28
2.3.2. Font chữ
Định dạng font chữ cho toàn bộ slide
Vào menu Format chọn Font
29
Thay đổi font chữ trong từng TextBox
Đánh dấu chọn vùng văn bản cần đổi font trong TextBox
Chọn font phù hợp trên thanh công cụ chuẩn (hoặc vào menu Format chọn font)
2.4.Chèn các đối tượng đồ họa
2.4.1. Autoshaps
2.4.2. WordArt
2.4.3. Picture
2.4.4. Các công cụ vẽ (thanh Drawing)
-> Thao tác giống như trong Word

30
2.5.Chèn các đối tượng multimedia (sound, movie...)
Vào menu Insert chọn Movies and Sound...

31
32
3.1. Thiết lập các hiệu ứng (Effects)
Trên mỗi slide, PowerPoint có thể tạo hiệu ứng (chọn dạng màn hình Slide view)
Thứ tự và cách trình bày từng đối tượng do người dùng tự chọn
Bước 1 : Đặt tại slide cần tạo hiệu ứng (chọn màn hình slide view)
Bước 2 : Vào menu Slide Show, chọn Custom Animation
Bước 3 : Ở khung slide đánh dấu chọn vào những đối tượng muốn chọn hiệu ứng
III. Các tính năng nâng cao
33
Bước 4 : Ở khung Custom Animation click vào mũi tên của nút Add Effect. Menu các kiểu hiệu ứng (modify) sẽ xuất hiện để chọn lựa. Có 4 nhóm chính, mỗi nhóm gồm nhiều hiệu ứng có đặc tính riêng
Entrance : cách xuất hiện đối tượng
Emphasis : nhấn mạnh đối tượng, gây chú ý
Exit : Thực hiện xong hiệu ứng và biến mất đối tượng
Motion Paths : thực hiện các hiệu ứng chuyển động theo đường dẫn
34
35
Chọn cách bắt đầu hiệu ứng ở ô Start :
 On click : Hiệu ứng sẽ bắt đầu thực hiện khi ta click vào bất kỳ một điểm trên màn hình
 With Previous : Hiệu ứng sẽ xuât hiện cùng với hiệu ứng trước đó
 After Previous : Hiệu ứng sẽ xuất hiện ngay sau khi hiệu ứng trước thực hiện xong
36
Chọn hướng thực hiện hiệu ứng tại ô Direction
In : từ ngòai vào
Out : Từ trong ra
From bottom : Từ dưới lên
From left : Từ trái qua
From right : Từ phải qua
From top : từ trên xuống
Horizontal : Theo chiều dọc
Vertical : Theo chiều ngang

37
Chọn tốc độ của hiệu ứng tại ô Speed :
Very Slow : Rất chậm
Slow : chậm
Medium : Trung bình
Fast : Nhanh
Very Fast : Rất nhanh
 Sau mỗi lần chọn hiệu ứng được thử ngay trong khung slide
38
Gở bỏ hiệu ứng của một đối tượng : Tại khung “Custom Animation” click đánh dấu vào dòng lệnh hiệu ứng của đối tượng và bấm phím Delete hoặc chọn Remove
Bấm Remove
39
3.2. Chèn nút điều khiển (Action Buttons)
Nút điều khiển là loại đối tượng dùng chuyển nhanh đến một slide chỉ định, hoặc cho chạy một chương trình khác trong khi ta đang chiếu slide
Nút điều khiển chỉ có tác dụng trong khi ta đang trình chiếu các slide
40
Bước 1 :
Đặt slide muốn tạo nút điều khiển
Vào Slide Show, chọn Action Buttons
Trong bảng phụ, click chọn một dạng nút cần lấy
Rê chuột để tạo khung cho nút
Bước 2 : Xuất hiện hộp thoại Action Settings


41
42
43
Tùy theo cách muốn phát lệnh, ta chọn một trong hai tab của hộp thoại này
Mouse Click : Muốn thực hiện phải click chuột vào nút lệnh
Mouse Over : Chỉ cần trỏ chuột tại nút, máy sẽ phát lệnh
Bước 3 : Trong hộp thoại Action Settings chọn :
 Hyperlink to : Liên kết đến


44
Next Slide : Slide kế
Previous Slide : Slide đứng trước
Frist Slide : Slide đầu tiên
Last Slide : Slide cuối cùng
End Show : Chấm dứt trình chiếu
Run Program : Chạy chương trình(Được khai báo trong khung Browser)
Play Sound : Khi kích hoạt nút điều khiển, máy sẽ phát âm thanh do người dùng khai báo
Highlight Click : Nút sẽ sáng lên khi kích hoạt
45
46
Bước 4 : Chọn xong các thông số, click OK
Xóa nút điểu khiển : Click chọn nút điểu khiển muốn xóa, bấm delete
3.3. Tạo các liên kết(hyperlink)
Cách thực hiện :
Bước 1 :
- Đứng tại TextBox muốn tạo liên kết
Vào Insert, chọn Hyperlink
Bước2 :Xuất hiện hộp thoại Insert Hyperlink
Bước 3 : Chọn Select Place in Document
47
48
Bước 4 : Chọn cách liên kết tới slide khác của cùng một file, hay tới một tài liệu khác. Nhấn OK
Bước 5 : Nhấn OK ở hộp thoại Insert Hyperlink
3.4. Slide master :
Slide master có thể hiểu như một slide chủ cho một tệp trình diễn.

49
Thông thường khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần lượt định dạng dữ liệu trên từng slide.
Có cách nào để tạo một slide có định dạng chuẩn, rồi áp đặt toàn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng như vậy??
Có cách làm, đó là Slide Master!
50
Như vậy, mỗi mẫu slide định dạng sẵn vừa nói ở mục 3.4 (template slide) có thể hiểu là một Slide master. Vì mỗi mẫu slide này có sẵn các định dạng cho trước và có thể áp đặt kiểu định dạng đó cho toàn bộ các slide trên một tệp trình diễn cho trước.

51
Với slide master, bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng bảng biểu, định dạng hình vẽ theo các bố cục slide chuẩn (AutoLayout) của Powerpoint. Hơn nữa bạn có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào slide.
Khi đó, định dạng và bố cục toàn bộ các slide trên tệp trình diễn sẽ được thay đổi theo như slide master. Cách thiết lập slide master như sau:
52
Bước 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Kích hoạt mục chọn View | Master | Slide master, màn hình làm việc với slide master xuất hiện với các thành phần như sau:

53
54
Bước 2: Thiết lập các định dạng thông tin trên bố cục slide, soạn thảo nội dung cho nền slide bao gồm:
(1)Toàn bộ Master slide, nơi bạn sẽ thiết lập các định dạng slide chuẩn;
(2)- Cửa sổ cho phép xem trước kết quả;
(3) Thanh công cụ Master. Khi nào thiết lập xong nội dung cũng như định dạng cho slide master, hãy nhấn nút Close trên thanh công cụ này để trở về với tệp trình diễn đang soạn thảo;
55
(4) Tiêu đề của slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho tiêu đề này như là : phông chữ, màu sắc, kích cỡ, vị trí,..;
(5) Các cấp Bullet của slide. Nơi sẽ chứa phần lớn nội dung văn bản sẽ hiển thị trên mỗi Slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho từng cấp bullet này;
56
(6) Nơi bạn có thể chèn thông tin ngày giờ cho slide;
(7) Nơi bạn có thể chèn thông tin tiêu đề cuối cho slide;
(8) Nơi bạn có thể chèn số thứ tự của mỗi slide. Các mục (6), (7), (8) sẽ được hiển thị trên màn hình nền (Background) của mỗi slide. Hơn nữa, bạn có thể chèn các hình ảnh (ví dụ như lô gô của công ty) hoặc các biểu bảng, hình vẽ,.. lên slide.
57
Khi đó các thông tin này sẽ được hiển thị làm nền cho mỗi slide (bạn không thể chỉnh sửa được khi thiết kế các slide, chỉ sửa được trên màn hình Slide master này)
58
59
Sau khi tạo xong slide master như trên, nhấn nút Close trên thanh công cụ Master, toàn bộ slide trên tệp trình diễn đang soạn thảo sẽ có định dạng hệt như slide master vừa tạo.
60
61
3.5. Tạo cách trình diễn (Presentation)
Trước khi trình chiếu ta cần chọn :
Cách chuyển đổi từ slide này sang slide khác
Các dạng kiểm soát trình chiếu
3.5.1. Chọn cách chuyển đổi giữa các slide
Bước 1 : Vào Slide Show, chọn Slide Transition-> Hiện hộp thoại Slide Transition ở bên phải màn hình
Bước 2 : Trong khung Apply to Select slides chọn cách chuyển Slide
Bước 3 : Trong khung Modifi transition: Chọn cách chuyển đổi
62
Speed: Chọn một trong 3 tốc độ chuyển đỗi : Slow, Medium & Fast. Sau mỗi lần chọn, hiệu ứng sẽ chạy thử trong Slide
Sound : Chọn tập tin âm thanh đi kèm khi chuyển động từ slide này sang sang slide khác
Bước 4 : trong khung Advance slide chọn cách phát lệnh chuyển slide
On mouse click: Thực hiện chuyển đổi khi click chuột vào màn hình
Automaticaly after 00:00 :Tự động chuyển đổi sang slide kế tiếp sau thời gian qui định
63
Bước 5 : Sau khi chọn xong các thông số, ta có 2 lựa chọn :
- Chọn nút Apply to all slide: Áp dụng cho tất cả các slide hiện có trong tập tin
- Play : chạy thử các hiệu ứng đã định ở trên


64
3.5.2. Thiết lập trình chiếu:
Bước 1 : Vào Slide Show, chọn Setup Show -> Hiện hộp thoại Setup Show
Bước 2: Tại khung Show Type chọn cách trình chiếu :
Presented by a speaker(Full screen): Trình chiếu đầy màn hình
Browse by an individual(window): Trình chiếu trong một cửa sổ
Browse át o kiosk (full screen)

65
+ loop continnuossl until”ESC”: Chiếu lặp lại liên tục cho tới khi gõ phím ESC
+ Show without animation: Không trình chiếu các hiệu ứng
Bước 3 : tại khugn Slide, xác định số Slide muốn trình chiếu
All: Chiếu tất cả các slide có trong file
From__to__:Chiếu từ Slide__đến Slide__
Bước 4 : Tại khung Advance Slide, chọn cách phát lệnh chuyển slide:
66
Manual: Chuyển bằng tay, cho phép chuyển đến một slide tùy ý
Using timings, if present: Trình chiếu với thời gian đã được xác lập
Bước 5: Chọn xong các thông số click OK
67
Click
68
3.5.3. Chiếu thử :
Cách 1: Click Icon Slide Show trên View Toolbar
Cách 2: Vào Slide Show chọn View Show
Cách 3: Bấm phím F5
Khi đang trình chiếu, muốn thoát ngang bấm ESC
69
IV. Lưu tập tin trình diễn
Theo mặc định PowerPoint sẽ lưu tập tin mặc định .ppt. Các tập tin .ppt khi kích hoạt sẽ khởi động PowerPoint
Sau khi thiết lập và cho chạy thử, ta lưu tập tin vừa soạn thành tập tin trình diễn(PowerPoint)có kiểu .pps. Khi được kích hoạt, các tập tin .pps sẽ tự trình chiếu mà không cần khởi động PowerPoint
70
Cách lưu thành tập tin trình diễn:
Bước 1 : Bấm phím F12 hoặc vào menu File chọn Save As
Bước 2 : tại khung Save As Type, chọn PowerPoint Show
Bước 3: Gõ tên tập tin ở File Name
Bước 4: Enter hoặc click OK
71
Chú ý :
- Trong khi đang trình chiếu tập tin .pps, nếu bấm ESC, máy sẽ về giao diện Windows
Khi muốn trình diễn ở một máy tính khác(có cài PowerPoint) chỉ cần chép file .pps
Nếu máy tính dùng trình diễn không có cài PowerPoint, ta phải đóng gói tập tin